Tahapan dalam Project Management

Ketika ingin melaksanakan sebuah proyek, tentu saja terdapat proses di dalamnya. Proses-proses ini akan dipimpin oleh orang yang ditunjuk sebagai project manager (manajer proyek).

Tahapan yang terdapat dalam project management adalah:

1. Permulaan (initiating)
Proses yang pertama dilakukan adalah inisiasi proyek. Di dalam proses ini, banyak variabel yang harus ditentukan.

Beberapa di antaranya adalah:

• tujuan proyek
• ruang lingkup proyek
• memilih manajer proyek
• risiko yang berpotensi muncul
• budget yang dibutuhkan
• perkiraan timeline besar

Poin paling penting dalam perencanaan adalah menentukan tujuan proyek dan hal apa saja yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek.

Inti dari project management adalah memastikan bahwa semua proses yang dilakukan akhirnya dapat sesuai dengan tujuan awal.

2. Perencanaan (planning)
Setelah menjabarkan berbagai macam variabel yang penting dalam proyek, proses selanjutnya adalah perencanaan.

Di dalam proses ini, manajer proyek harus membuat rancangan mengenai keseluruhan proyek mulai dari permulaan sampai akhir secara lebih rinci.

Beberapa contohnya adalah:

berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan
sumber daya eksternal yang dibutuhkan (vendor, supplier)
membuat perencanaan dana (optimis, realistis, dan pesimis)
timeline yang spesifik
rencana pelaksanaan
Nah, saat merencanakan sebuah proyek, stakeholder juga masuk dalam pertimbangan.

Pasalnya, mereka perlu dilibatkan agar dapat mengetahui hal-hal penting seperti risiko dan juga progres saat proyek sedang berlangsung.

3. Pelaksanaan (executing)
Ketika rincian perencanaan sudah dibuat dan disetujui oleh project manager dan juga stakeholder, maka proyek dapat dilaksanakan.

Dalam pelaksanaannya, project manager memiliki tanggung jawab untuk memastikan semua hal berjalan sesuai dengan timeline dan anggaran dana yang sudah ditentukan.

Mulai dari memilih sumber daya yang akan mengerjakan proyek, memilih team leader, membuat kontrak dengan vendor, supplier, dan pihak-pihak eksternal lainnya.

Ia juga harus memastikan pekerjaan di lapangan berjalan lancar dengan memilih tim yang sesuai, dan juga menjaga komunikasi yang baik dengan anggota tim serta stakeholder.

Dengan banyaknya hal yang dipertanggungjawabkan, seorang project manager diharapkan memiliki kapasitas yang mencukupi.

Hal itu seperti profesional, teratur, dapat berkomunikasi dan memimpin dengan baik.

4. Pengawasan (control and monitoring)
Saat mengawasi jalannya proyek, seorang project manager harus mengukur setiap progres yang ada agar sesuai dengan perencanaan.

Tak hanya mengukur progres, pengawasan juga dilakukan agar mengetahui ketika terjadi kesalahan atau kegiatan yang keluar dari jalur.

Jika diperlukan perubahan atau pembenaran baik dari segi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, biasanya itu semua dapat ditemukan di tahapan ini.

Intinya, pengawasan sangat dibutuhkan agar semua hal dapat terlaksana sesuai dengan rencana.

5. Penutupan (closing)
Ketika semua proses telah dilaksanakan dan disetujui oleh stakeholder, maka proyek dinyatakan selesai.

Saat penutupan berlangsung, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal yang dilibatkan, membuat arsip dokumen-dokumen penting, dan juga membuat laporan proyek.

Meskipun begitu, manajemen proyek belum bisa dibilang rampung.

Pasalnya, terdapat proses kelanjutan seperti maintenance dan juga penyelesaian masalah-masalah yang ada.

Proses lanjutan tersebut tetap masuk ke dalam ruang lingkup kerja project management.