Dalam dunia kerja, pengukuran kinerja karyawan menjadi hal penting untuk dapat memastikan setiap individu bekerja sesuai dengan perencanaan dari perusahaan. 

Sering kali perusahaan menggunakan metode performance appraisal dan key performance indicator (KPI). Meskipun keduanya memiliki kegunaan untuk mengevaluasi kinerja, tetapi terdapat perbedaan yang mendasar di antara kedua metode tersebut. 

Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai performance appraisal, bagaimana perbedaannya dengan KPI, serta tahapan dan jenis-jenis penilaian kinerja yang sering diterapkan di perusahaan.

 

Pengertian Performance Appraisal

Performance appraisal memiliki berbagai istilah di setiap perusahaan, seperti performance evaluation, performance review, merit rating (penilaian prestasi), annual performance review, dan lainnya. 

Meski berbeda istilah, semuanya memiliki arti yang serupa mengacu pada penilaian rutin terhadap performa karyawan berkontribusi bagi perusahaan.

Pada dasarnya, performance appraisal adalah proses sistematis dan teratur yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan persyaratan yang ditetapkan oleh Departemen Sumber Daya Manusia.  

Tujuan dari performance appraisal adalah untuk mengidentifikasi karakteristik karyawan, kemampuan, serta kompetensi mereka guna untuk mendukung pengembangan kinerja di masa depan dan kemajuan perusahaan. 

Proses ini dapat membantu perusahaan untuk dapat mengenali pencapaian terbaik karyawan sekaligus dapat mengevaluasinya, Biasanya performance appraisal digunakan untuk keputusan terkait promosi, kenaikan gaji, dan pengembangan karir.

 

Perbedaan Performance Appraisal dengan KPI

Performance appraisal dan KPI merupakan kedua hal yang berbeda, perbedaannya terletak pada aspek yang dinilai. 

Performance appraisal lebih fokus pada cara karyawan bekerja, berkomunikasi, dan berpartisipasi. Selain itu, perusahaan juga dapat memahami permasalahan yang ada dan kemungkinan terjadi di masa mendatang. 

Perusahaan dapat mengidentifikasi masalah dan dapat mendeteksinya sejak dini dengan menerapkan performance appraisal. Jika dilakukan secara rutin, dapat menghasilkan evaluasi yang lebih efektif dan komprehensif. 

Berbeda halnya dengan KPI yang digunakan untuk dapat mengukur pencapaian karyawan dalam periode tertentu, biasanya berfokus pada seberapa baik kinerja karyawan dalam memenuhi target yang telah ditetapkan. 

Keduanya memiliki tujuan yang berbeda, jenis data yang digunakan juga bervariasi. Performance appraisal dapat menggunakan data kuantitatif dan kualitatif, seperti hasil diskusi dengan karyawan. Sedangkan, KPI biasanya dinilai secara kuantitatif dan hasilnya berupa angka yang dapat mengukur pencapaian.

 

Baca Juga: Cara Mengukur Produktivitas Kerja Karyawan

Jenis-Jenis Performance Appraisal

Setiap perusahaan memiliki metode yang berbeda dalam menilai setiap kinerja karyawan. Oleh karena itu, jenis penilaian kinerja memiliki beberapa jenis seperti:

1. Penilaian Tradisional

Metode ini masih menggunakan diskusi secara tatap muka antara atasan dan karyawan. 

Biasanya mereka membahas kinerja karyawan selama periode tertentu berdasarkan observasi atasan. 

Setelah itu, melakukan evaluasi yang hasilnya dapat digunakan untuk menentukan keputusan terkait karir karyawan di perusahaan. 

2. Self-Appraisal

Karyawan melakukan penilaian mandiri atau self-appraisal terhadap pencapaian dan kegagalan yang mereka alami. 

Hasilnya akan didiskusikan dengan atasan berdasarkan poin evaluasi yang disepakati. Namun, jenis ini tidak dapat menggantikan penilaian dari manajer agar hasilnya tetap objektif.

3. Employee-Initiated Review

Sesuai dengan namanya dan jenis ini hampir mirip dengan self-appraisal, perusahaan dapat memberi tahu bahwa karyawan dapat meminta penilaian dari atasan. Karyawan harus inisiatif meminta penilaian guna meningkatkan manajemen diri. 

4. Feedback 360 Derajat

Metode ini dapat melibatkan dari berbagai pihak yang berinteraksi dengan karyawan, seperti atasan, rekan kerja, bawahan, dan klien. Feedback 360 derajat dianggap efektif karena memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang kinerja karyawan.

5. Penilaian Psikologis

Biasanya penilaian ini dilakukan oleh psikologi melalui interview mendalam dan adanya tes psikologi. 

Aspek yang dinilai dapat berupa, kepemimpinan, intelektual, keterampilan interpersonal, keterampilan kerja, kepribadian, kecerdasan emosional, dan kemampuan kognitif.

Aspek Penilaian dalam Performance Appraisal

Penilaian kinerja meliputi berbagai aspek yang terkait dengan kinerja dan kontribusi karyawan, hal-hal ini dapat mencakup beberapa aspek yang dinilai.

• Kualitas Kerja. Evaluasi kualitas pekerjaan yang dilakukan karyawan, seperti ketelitian, kreativitas, dan kemampuannya dalam menghasilkan output yang memenuhi standar perusahaan.
• Kuantitas Kerja. Jumlah pekerjaan yang diselesaikan karyawan dalam jangka waktu tertentu, aspek ini dapat mengukur produktivitas serta seberapa efisien karyawan dalam memanfaatkan waktunya. 
• Ketepatan Waktu. Kemampuan karyawan dapat menyelesaikan tugas sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. 
• Kerja Sama Tim. Kemampuan karyawan untuk bekerja sama dengan anggota tim, termasuk dalam komunikasi, kolaborasi, dan kontribusi untuk mencapai tujuan bersama.

Sikap dan Perilaku. Sikap yang ditunjukkan oleh karyawan, termasuk etika kerja, disiplin, serta kemampuan menghadapi konflik dan tekanan di tempat kerja.

Tahapan dalam Melakukan Performance Appraisal

Apa saja langkah yang harus dilakukan dalam melakukan penilaian kinerja? Berikut penjelasan lengkapnya.

1. Menentukan Kriteria Kinerja

Langkah awal adalah dapat menentukan kriteria yang akan digunakan untuk dapat membandingkan kinerja aktual karyawan. Kriteria ini sebaiknya dapat dicantumkan dalam deskripsi jabatan, secara jelas, objektif, mudah dipahami, dan terukur. 

2. Menyampaikan Standar Kerja

Setelah kinerja ditentukan, manajer perlu untuk mengkomunikasikannya kepada semua karyawan agar dapat memahami peran dan harapan perusahaan. 

Komunikasi dapat bersifat dua arah, manajer dapat menerima umpan balik dari karyawan untuk dapat memastikan keberhasilan penilaian kinerja.

3. Evaluasi Kinerja Aktual

Selanjutnya, dapat mengukur hasil kerja karyawan selama periode tertentu. Pengukuran ini dapat dilakukan melalui observasi dan laporan, serta dapat berlangsung sepanjang tahun secara objektif. 

4. Perbandingkan Kinerja Aktual dengan Kriteria Kinerja

Kinerja aktual dapat dibandingkan dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk mendeteksi adanya penyimpangan. Jika kinerja nyata lebih rendah dari kriteria, manajer harus dapat melakukan evaluasi dan analisis lebih lanjut.

5. Evaluasi dan Berikan Feedback

Evaluasi pada performance appraisal harus didiskusikan secara langsung dengan karyawan, tujuannya untuk dapat memberikan feedback yang positif, dan dapat membantu karyawan mengetahui kelebihan dan kekurangan, dan memotivasi untuk perbaikan.

 

Penilaian kinerja karyawan yang dilakukan secara efektif dapat menjadi penentu ke dalam proses kerja lainnya. Sehingga, proses penilaian harus dilakukan secara benar dan sesuai dengan hasil kinerja karyawan.

Proses penilaian yang dilakukan secara manual tanpa adanya bantuan sistem memungkinkan hasil penilaian akan lebih bersifat subjektif dan kurang terukur.

Dampaknya, proses penentuan tindakan selanjutnya seperti kenaikan gaji, pemberian bonus, atau promosi jabatan karyawan tidak bisa dilakukan secara efektif.