Pentingnya Penerapan Change Management di Perusahaan

 

Berbagai strategi terus dirancang oleh perusahaan agar tetap bisa bertahan dan meningkatkan kinerja bisnis. Terutama dalam merespon tantangan-tantangan perubahan yang terus datang seiring perkembangan zaman.

Di tengah persaingan pasar global saat ini, perusahaan harus sigap dalam menghadapi perubahan yang ada. Bagi perusahaan yang siap dengan perubahan maka akan tetap bertahan dan bagi yang tidak siap maka akan ditinggalkan oleh pasar.

Seperti kondisi pandemi COVID-19 pada saat ini, banyak kebijakan berubah dalam waktu cepat, seperti kebijakan bekerja dari rumah, transformasi digital dan lainnya. Sebagian perusahaan mampu beradaptasi dan bertahan di tengah kondisi pandemi. Namun ada juga perusahaan yang sangat terdampak akibat gagap dalam menghadapi perubahan.

Dalam kajian ilmu manajemen, berkembang konsep Change Management atau manajemen perubahan yaitu sebuah sistem kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam merespon perubahan yang terjadi agar tidak berdampak pada kinerja perusahaan.

Pengertian Change Management

Change Management adalah upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengelola berbagai akibat yang muncul dari perubahan yang terjadi baik di internal dan eksternal perusahaan atau organisasi. Konsep ini mendorong perusahaan untuk memiliki metode dalam merespon perubahan secara berkelanjutan.

Change Management berfokus pada hasil perubahan yang akan dicapai dengan program dan pengaturan. Strategi Change Management menciptakan rasa kepemilikan dalam upaya meningkatkan perbaikan berkelanjutan, terukur untuk menghadapi perubahan yang terjadi saat ini ataupun perubahan di masa depan.  

Penerapan Change Management dimulai dari pemahaman oleh seluruh elemen perusahaan terkait keadaan organisasi saat ini. Kemudian diikuti dengan penyusunan dan pelaksanaan strategi yang tepat sesuai dengan target perusahaan.

Tujuan Change Management

Secara umum penerapan Change Management bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengelola perubahan yang terjadi agar tidak berdampak pada kinerja perusahaan. Sebab perkembangan pasar juga diiringi dengan perubahan-perubahan bisnis yang harus disesuaikan oleh perusahaan. Berikut tujuan penerapan dari Change Management di perusahaan;

1. Defense Mechanisms

Tujuan pertama Changes Management yaitu sebagai strategi bertahan perusahaan agar tidak tertinggal di tengah perkembangan bisnis dan pasar. Dengan cara mengamati dan merespon perubahan yang terjadi, baik perubahan di internal atau eksternal perusahaan. 

Respon perusahaan atas perubahan tersebut nantinya akan disesuaikan dengan target jangka pendek dan jangka panjang perusahaan. Sehingga dengan adanya perubahan membuat perusahaan  bisa bertahan dan bersaing dengan para kompetitor.

2. Adaptif dengan Perubahan

Tujuan utama dari Change Management yaitu untuk membuat perusahaan mampu beradaptasi atau menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang terjadi baik di internal maupun eksternal perusahaan.

Di dalam lingkungan internal perusahaan perubahan bisa muncul dari sikap para tenaga kerja, perubahan struktur perusahaan hingga perubahan teknologi dan peralatan yang digunakan. Sedangkan perubahan yang terjadi dari lingkungan eksternal perusahaan seperti perubahan pola pasar, terjadinya konflik sosial politik yang cukup besar, wabah penyakit, keluarnya peraturan atau kebijakan baru serta perkembangan teknologi.

3. Efektivitas Kinerja Perusahaan

Tujuan Change Management selanjutnya untuk meningkatkan efektivitas kinerja perusahaan agar tetap dapat bersaing di tengah perkembangan dan perubahan pasar. 

Penerapan Change Management akan membantu perusahaan dalam perbaikan efektivitas mulai dari tenaga kerja, perbaikan sistem, struktur organisasi  dan implementasi berbagai strategi perusahaan.

Jenis Change Management

Konsep Changes Management diterapkan dengan dua pendekatan yaitu manajemen perubahan individu dan manajemen perubahan perusahaan. Sebab ada perubahan yang bisa direspon dengan perubahan organisasi serta ada juga yang lebih efektif direspon dengan perubahan individu.

Manajemen Perubahan Individual

Manusia merupakan makhluk hidup yang memiliki kemampuan beradaptasi yang tinggi. Meski secara reaksi psikologis dan fisiologis alami manusia untuk menolak perubahan namun manusia cukup tangguh untuk menghadapi perubahan.

Dalam konsep manajemen perubahan individu, pemahaman dan cara individu dalam melalui perubahan merupakan unsur yang penting dalam Change Management. Sehingga saat ada kebijakan baru, perusahaan akan mudah menciptakan perilaku baru, dan membuat perubahan tersebut melekat dalam pekerjaan individu.

Pengembangan manajemen perubahan individu ini juga sering diterapkan dengan Model ADKAR yaitu  Awareness (Kesadaran), Desire (Keinginan), Knowledge (Pengetahuan), Ability (Kemampuan), Reinforcement (Penguatan) Awareness (Kesadaran).

Model ADKAR ini akan mempermudah perusahaan mengawasi progres dalam mengaplikasikan perubahan. Terutama dalam memastikan bahwa individu dapat menerima perubahan dengan baik.

Manajemen Perubahan Organisasi 

Manajemen perubahan organisasi adalah serangkaian tindakan dalam membantu membangun kesadaran, keinginan, pengetahuan, kemampuan, dan penguatan di seluruh organisasi. Perspektif manajemen perubahan organisasi menitikberatkan pada proses dan aktivitas untuk mendukung perubahan individu yang berhasil.

Manajemen perubahan organisasi merupakan pelengkap bagi manajemen proyek perusahaan. Manajemen proyek memastikan solusi proyek berjalan sesuai dengan perencanaan, sementara manajemen perubahan memastikan solusi proyek dijalankan dan digunakan secara efektif.

Tahapan Manajemen Perubahan

Terdapat lima tahapan yang harus dijalankan oleh perusahaan agar penerapan Change Management berjalan dengan optimal dan maksimal. Berikut penjelasannya;

1. Identifikasi

Tahap yang pertama yaitu mengidentifikasi perubahan. Bagaimana perusahaan memahami dampak yang muncul dari perubahan yang terjadi. Dalam tahapan ini perusahaan juga harus mampu mengidentifikasi kebutuhan serta bentuk  perubahan yang akan disiapkan.

2. Perencanaan

Tahap selanjutnya yaitu perencanaan perubahan, bagaimana perusahaan menganalisis dampak yang muncul dari perubahan yang terjadi. Dalam proses ini, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor agar tindakan perusahaan untuk  merespon perubahan membawa perbaikan atau bahkan peningkatan kinerja perusahaan.

3. Implementasi

Tahapan yang ketiga yaitu implementasi perubahan. Bagaimana tindakan perusahaan dalam merespon perubahan dijalankan dengan tepat dan efektif. 

Dan memastikan perubahan yang dilakukan sesuai  program dan target-target perusahaan.

4. Monitoring

Monitoring atau pengawasan merupakan tahapan yang penting dalam change management untuk memastikan perubahan yang diterapkan oleh perusahaan berjalan dengan lancar dan target perubahan yang diinginkan tercapai.

Selain itu monitoring juga perlu untuk mengawasi potensi permasalahan lain yang muncul dari  perubahan tersebut. 

5. Evaluasi

Tahapan terakhir yaitu mengevaluasi penerapan perubahan-perubahan yang telah dilakukan. Perusahaan harus mengumpulkan data-data sebagai bahan evaluasi terkait perubahan-perubahan yang diberlakukan.

Setelah evaluasi, perusahaan juga harus mengeluarkan feedback atau umpan balik mulai dari pelaksanaan tahapan change management untuk dan dilanjutkan pada perubahan di tahap-tahap selanjutnya.

Manfaat dari Manajemen Perubahan

Penerapan Change Management memberikan berbagai dampak positif terhadap perusahaan, terutama dalam merespon perubahan-perubahan yang terjadi. Berikut manfaat Change Management:

1. Membantu perusahaan dalam menyelaraskan berbagai kebijakan dan perencanaan dengan perubahan yang terjadi baik internal maupun eksternal.
2. Membantu perusahaan/organisasi lebih cepat merespon perubahan pasar, terutama permintaan dari konsumen.
3. Menjadi motivator atau penilaian terhadap berbagai kemajuan yang telah maupun akan dicapai perusahaan.
4. Membantu perusahaan dalam menilai dampak keseluruhan dari berbagai perubahan yang terjadi.
5. Meminimalisir dampak negatif dari setiap perubahan yang dilakukan perusahaan agar tidak menimbulkan gangguan pada kinerja perusahaan.
6. Meningkatkan efektifitas perusahaan dengan ada kewaspadaan yang dilakukan oleh semua karyawan yang bersangkutan dalam proses change management yang sedang berlangsung.
7. Meningkatkan kinerja karyawan dan perusahaan secara umumnya dengan adanya perubahan yang berjalan dengan lancar.
8. Menciptakan peluang untuk pengembangan-pengembangan kepemimpinan, serta pengembangan tim dalam perusahaan.
9. Membantu perusahaan mengendalikan serta mengelola berbagai biaya perusahaan pada perubahan yang diinginkan.

Tujuan dari manajemen perubahan pada dasarnya memperbaiki efektivitas perusahaan agar dapat efisien dan mampu bersaing di pasar ekonomi digital. Upaya ini termasuk perbaikan efektivitas tenaga kerja, perbaikan sistem dan struktur organisasi, serta implementasi strategi perusahaan. Sehingga perusahaan lebih responsif dan adaptif menghadapi perubahan pasar yang terus terjadi.

Untuk menghindari fenomena ‘resistance to change’ di dalam bisnis, perlu direncanakan manajemen perubahan yang efektif, sehingga tenaga kerja akan terbiasa dengan lingkungan kerja yang agile dan adaptif terhadap segala tantangan dan perubahan yang terjadi baik dari sisi internal maupun eksternal suatu bisnis. 

Para expert kami di Proxsis HR siap membantu Anda dalam menyusun strategi Change Management secara lengkap melalui dukungan teknologi terkini untuk mendorong kemajuan bisnis Anda. Klik link berikut untuk pelajari lebih lanjut.